Die Einführung von Microsoft 365 und Teams in einem Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Dabei sind einige Aspekte zu beachten, die sowohl die technische als auch die organisatorische Seite betreffen.
➡️ Erstens sollte man eine klare Vision und Strategie für die digitale Transformation des Unternehmens haben, die auf die Ziele, Bedürfnisse und Herausforderungen der verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter abgestimmt ist.
💡 Microsoft 365 und Teams sind keine isolierten Tools, sondern Teil eines integrierten Ökosystems, das die Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität fördert. Daher sollte man sich überlegen, wie diese Lösungen mit den bestehenden Prozessen, Systemen und Kulturen harmonieren oder diese verändern können.
➡️ Zweitens sollte man eine umfassende Schulung und Begleitung der Mitarbeiter anbieten, um ihnen die Vorteile und Möglichkeiten von Microsoft 365 und Teams zu vermitteln und ihnen die nötigen Kompetenzen zu vermitteln, um diese effektiv zu nutzen.
Die Schulungsinhalte sollten dabei auf die unterschiedlichen Rollen, Funktionen und Anwendungsszenarien zugeschnitten sein. Zu den wichtigen Themen gehören unter anderem:
- Die Grundlagen von Microsoft 365 und Teams: Was sind die wichtigsten Funktionen, wie kann man sich anmelden, wie kann man die Einstellungen anpassen, wie kann man Hilfe bekommen?
- Die Zusammenarbeit in Teams: Wie kann man Teams und Kanäle erstellen, verwalten und beitreten, wie kann man Dateien teilen und bearbeiten, wie kann man Chats und Besprechungen starten und durchführen, wie kann man Apps und Bots integrieren?
- Die Sicherheit und Compliance in Microsoft 365: Wie kann man die Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen konfigurieren, wie kann man Zugriffsrechte vergeben und überprüfen, wie kann man Daten schützen und wiederherstellen, wie kann man Richtlinien und Regeln einhalten?
➡️ Drittens sollte man sinnvolle Strukturen erarbeiten, die eine klare und konsistente Organisation der Teams, Kanäle, Dateien und Inhalte ermöglichen. Dabei sollte man sowohl die technischen, als auch die geschäftlichen Anforderungen berücksichtigen. Zu den möglichen Kriterien für die Strukturierung gehören unter anderem:
- Die Hierarchie und Abgrenzung der Teams: Wie viele Teams braucht man, wie sollen sie benannt werden, welche Berechtigungen sollen sie haben, wie sollen sie miteinander verbunden werden?
- Die Kategorisierung und Segmentierung der Kanäle: Wie viele Kanäle braucht jedes Team, wie sollen sie benannt werden, welche Themen sollen sie abdecken, welche Einstellungen sollen sie haben
- Die Ordnung und Verwaltung der Dateien und Inhalte: Wie sollen die Dateien gespeichert werden, wie sollen sie benannt werden, welche Versionierung soll verwendet werden, welche Metadaten sollen hinzugefügt werden?
➡️ Viertens sollte man die Rolle der Führungskräfte bei der Einführung von Microsoft 365 und Teams nicht unterschätzen. Die Führungskräfte sind nicht nur dafür verantwortlich, die Vision und Strategie zu kommunizieren und zu unterstützen, sondern auch dafür, ein Vorbild für die Nutzung der neuen Lösungen zu sein. Sie sollten daher aktiv an den Schulungen teilnehmen, Feedback geben und einholen, Best Practices teilen und fördern sowie Widerstände oder Probleme erkennen und lösen.
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