Microsoft Teams: nur mit Strategie!

Warum die Einführung von Microsoft Teams nur mit einer Strategie funktioniert?

Die Strategie ist maßgeblich für den Erfolg der Microsoft Teams Einführung. Schlecht durchdachte Migrationen, fehlende Prozesse oder Richtlinien, aber auch übermütige Mitarbeitende, die schneller als Andere den Nutzen erkennen und nach vorne stürmen, sorgen am Ende für eine Senkung der Produktivität innerhalb deiner Organisation. Schnell löst so das fehlende “Warum?” Verwirrung und auch Frustration aus.

Daher stellt kollaboratori. von Anfang an die nutzen-Nutzen-Frage: “Warum wollen wir Microsoft Teams nutzen und welchen Nutzen ziehen wir daraus?“

Veränderungen akzeptieren

Es geht um mehr, als nur das Installieren einer Software. Wir sprechen von einem komplexen Change-Prozess, denn wir ändern die bisherige Art in deinem Team und in Projekten zu arbeiten und zu kommunizieren. Diese neue Kommunikationsstrategie bildet daher einen der wichtigsten Bestandteile bei der Einführung. So verliert später keiner den Überblick und die neue Lösung wird akzeptiert und kann gewinnbringend eingesetzt werden.

Meine Arbeit startet in der Regel mit einer Produktvorstellung und einem Einführungsworkshop, damit dein Führungsteam (Geschäftsführung, Abteilungsteiler oder auch IT-Verantwortliche) Einblicke in den Sinn und Zweck erhält. Hier erkläre ich – in einer realen Umgebung – die Grundlagen der Bedienung und wir finden durch den gemeinsamen Gedankenaustausch (Brainstorming) bereits erste, ganz individuelle Einsatzzwecke von Teams und weiteren, in Microsoft 365 enthaltenen, Programmen und Diensten.

Die gemeinsamen Brainstormings werden im Laufe unserer Arbeit immer wieder genutzt, um Gedanken zu fixieren und um den Stand des Projektes zu verfolgen. Ist dein Unternehmen für die Transformation bereit, starten wir in einem kleinen Team die Pilot-Phase.

Missglückte Einführung

Wer Microsoft Teams und zugehörige Microsoft 365 Dienste bereits eingeführt hat, wird schnell gemerkt haben, dass die Komplexität der Programme und Dienste immens ist.

Bist du bereits an Ihre Grenzen gestoßen?
Dann vereinbare einen Termin mit mir.

Ich unterstütze dich mit Analysen, Brainstorming und einhergehende Optimierung, um die oben erwähnte Verwirrung und Frustration wieder zu einem positiven Benutzererlebnis zu wandeln.

Champions-Ausbildung

Abhängig von der Größe deiner Organisation werden die sogenannten „Teams-Champions“ unerlässlich, um das Bewusstsein, die Akzeptanz und die permanente Weiterbildung im Unternehmen zu fördern. Ein Champion ist eine Person, die in erster Linie motiviert ist, anderen zu helfen und sich für neue Technologien (insbesondere Teams) interessiert.

Oft zeigen sich potentielle Champions schon in der Pilotphase durch hohes Engagement, tolle Umsetzungsideen und prozessorientierte Denkweisen. Sie verfügen über detailliertes Wissen und können Anwenderfragen schnell beantworten.

Diese Personengruppe wird von kollaboratori. ausbildetet und permanent mit neuen Informationen rund um M365 versehen.

Spiel- und Verhaltensregeln (Governance & Netiquette)

Die neue Art zu arbeiten und zu kommunizieren greift stark in die bisher – und vielleicht über viele Jahre etablierte – Unternehmenskultur ein. Dieser Kulturwandel muss akzeptiert und im gesamten Team gelebt werden.

„Wie stark Unternehmen von “smart work” profitieren, also den tatsächlichen Geschäftserfolg steigern, hängt nicht nur vom Einsatz der jeweiligen Werkzeuge ab, sondern vor allem auch von
Haltung, Einstellung und Kultur.”

(Faktoren die den digitalen Arbeitsplatz prägen)

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams ist mehr, als die Bereitstellung einer Software. Die Ziele der Einführung müssen von Beginn an klar formuliert sein, um aus diesen ein klares Einführungsvorgehen zu entwickeln. Auch klare Spielregeln und Nutzungsbedingungen sind erforderlich, damit die folgenden beispielhaften Fragen von Beginn an geklärt sind:

• Was ist unsere Mission / das Ziel?
• Was wird wie abgebildet?
• Wann wird ein Team erstellt und wer darf dies tun?
• Wie viele Besitzer muss ein Team haben?
• Wer erstellt Kanäle oder individualisiert die Register in einem Kanal?
• Wer lädt Mitglieder in Teams / Kanälen ein, oder auch externe Gäste und welche Auswirkungen haben diese Gäste auf das gesamte Team?
• Wer sorgt denn dafür, dass ein Team auch wieder geschlossen wird, wenn es nicht mehr benötigt wird? 
• Wofür verwenden wir den „Allgemein“-Kanal?
• Welche Namenskonventionen werden für Teams, Kanäle, Ordner, Dateien genutzt?
• Warum verwenden wir für persönliche Nachrichten den Chat und für alle firmen-relevanten Inhalte die Kanäle in den Teams?
• Warum braucht meine Unterhaltung einen Betreff?
• Was bedeutet die Erwähnung von Personen oder Gruppen?
• Welche Aussage hat das „Liken“ einer Nachricht?
• Wie verhalten wir uns in (Video-)Calls?
• …

Weitere Spiel- und Verhaltensregeln erarbeiten wir im Rahmen unserer gemeinsamen Arbeit.

Ablauf der Teams-Einführung

Die folgende Grafik zeigt einen groben Überblick für die Einführung. Neben der Klärung der technischen Grundlagen und der Art der Lizensierung, sollten auch die Themen Datenschutz und Betriebsrat einbezogen werden.

Dann geht es nach einer Produktvorstellung oder einem Einführungsworkshop in die Umsetzung mit Phase 1 und Phase 2.

Phase 1 / Vorbereitungsphase

Phase 2 / Umsetzungsphase

kollaboratori. 

In jedem der oben genannten Schritte, sowie in regelmäßigen Update-Meetings, in denen die aktuellen Neuerungen oder auch Abkündigungen vermittelt werden, stehe ich mit meinem Team zur Verfügung.

kollaboratori. übernimmt alle Beratungs-, Schulungs- und IT-Sicherheitsthemen rund um die Microsoft 365 Produkte, wie beispielsweise:

• Microsoft Teams-Adoption von Anfang an oder Hilfe, wenn keiner mehr weiterkommt
• Workshops rund um die M365 Dienste und Anwendungen
  • Teams, To Do, Planner, OneNote, Bookings, …
• „Teams Champions“-Ausbildung
  (Ausbildung von den Teams-Verantwortlichen in den Unternehmen)
• Governance und Netiquette (“Spielregeln”)
• Prozess-Optimierung und -Digitalisierung durch 365 Tools, sowie
• IT-Sicherheitsthemen, wie zwei Faktor Absicherung (2FA), SPAM- und Malware-Schutz, Content-Filterung, Backup und Wiederherstellung
• Awareness-Training

Als zertifizierter Microsoft Teams Adoption Experte bin ich seit Jahren nah an meinen Geschäftspartnern und kenne die Probleme, die bei der Einführung, der Nutzung und der Problembehebung entstehen sehr gut. Die Masse an Diensten und Programmen, die sich im Microsoft Abo befinden, schrecken viele Unternehmen und deren Nutzer ab. Durch meine Hilfe nehme ich den Nutzern die Angst und zeige auf, welchen Sinn ein jedes Werkzeug für das Unternehmen haben kann.

Schreib mir, ruf mich an, oder vernetze dich mit mir über LinkedIn oder Instagram. Gemeinsam bringen wir dein Vorhaben zu einem guten Ende.

Jetzt Termin vereinbaren um noch mehr zu erfahren.